Townhall-Meeting: Ablauf, Livestream und Tipps
Was ein Townhall-Meeting ist, wie ein guter Ablauf aussieht und worauf es beim Livestream an mehrere Standorte ankommt: Ton, Fragerunde, Probe und Aufzeichnung.
Kurz gesagt Townhall-Meeting: Ablauf, Livestream und Tipps
Wischen für die Antwort →Ein Townhall ist eine offene Mitarbeiterversammlung mit echter Fragerunde.
45 bis 60 Minuten reichen, mindestens ein Drittel davon für Fragen.
Beim Stream zählt Verständlichkeit mehr als Show: Ton vor Bild.
Zwei Proben: Technik am Vortag, Durchlauf mit den Sprechenden.
Was ist ein Townhall-Meeting?
Ein Townhall-Meeting ist eine Versammlung, bei der die Unternehmensleitung die gesamte Belegschaft oder einen großen Teil davon direkt informiert und Fragen beantwortet. Der Name kommt von den Bürgerversammlungen im Rathaus. Anders als eine Rundmail ist ein Townhall ein Dialog: Mitarbeitende hören nicht nur zu, sie fragen nach.
Typische Anlässe sind Jahresergebnisse, Strategie, Umstrukturierungen, Übernahmen oder ein Wechsel in der Geschäftsführung. Weil Belegschaften heute auf mehrere Standorte, Schichten und das Homeoffice verteilt sind, findet ein Townhall fast immer hybrid statt: ein Saal, dazu ein Livestream für alle anderen.
Ein bewährter Ablauf
- Begrüßung und Anlass (5 Minuten). Warum treffen wir uns heute?
- Kernbotschaft der Geschäftsführung (10 bis 15 Minuten). Zahlen, Entscheidungen, Ausblick. Wenige Folien, gut lesbar.
- Beiträge aus dem Unternehmen (10 Minuten). Ein Team, ein Projekt, ein Standort. Gern als kurzer Einspieler, der vorab produziert wird.
- Fragerunde (15 bis 25 Minuten). Das Herzstück. Fragen aus dem Saal und aus dem Stream gleichberechtigt, idealerweise auch anonym.
- Zusammenfassung und nächste Schritte (5 Minuten). Was passiert als Nächstes, wo gibt es weitere Informationen?
Insgesamt 45 bis 60 Minuten. Länger lässt die Aufmerksamkeit nach, besonders bei denen, die am Bildschirm zuschauen.
Die Fragerunde: woran Townhalls scheitern
Die meisten Townhalls scheitern nicht an der Technik, sondern an der Fragerunde. Niemand traut sich, oder die Fragen aus dem Stream gehen unter. Was hilft:
- Fragen vorab sammeln, auch anonym, damit die ersten Minuten nicht still bleiben.
- Ein Fragetool für den Stream, in dem Fragen bewertet werden können. Die meistgewählten kommen zuerst.
- Eine Moderation, die Fragen aus dem Saal und dem Netz abwechselnd aufruft.
- Ehrliche Antworten, auch „Das wissen wir noch nicht". Ausweichen merkt jeder.
Der Livestream: worauf es ankommt
- Ton vor Bild. Ein wackliges Bild verzeiht das Publikum, unverständlichen Ton nicht. Jeder, der spricht, bekommt ein eigenes Mikrofon, auch die Fragenden im Saal.
- Lesbare Folien im Bild. Folien werden direkt eingespielt, nicht vom Beamer abgefilmt.
- Bildregie statt Totale. Jemand entscheidet in Echtzeit, wann auf das Gesicht, die Folie oder das Publikum geschnitten wird.
- Zweite Internetleitung. Unabhängig vom Hausnetz, mit Umschaltung im Störungsfall. Parallel läuft die Aufzeichnung lokal weiter.
- Geschlossener Zugang. Über Passwort, Anmeldung oder Intranet. Vorher klären, wer im Bild zu sehen ist und wie die Aufzeichnung verwendet wird.
- Aufzeichnung für alle, die nicht live können. Besonders wichtig für Schichtbetriebe, gern mit Untertiteln.
Zwei Proben, die sich lohnen
Wir planen immer zwei: einen technischen Aufbautest am Vortag oder am Morgen und einen kurzen Durchlauf mit den Sprechenden. Der zweite ist der wichtigere, weil dort auffällt, wer zu leise spricht, welche Folie nicht lesbar ist und wo der Ablauf hakt. Für eine planbare Veranstaltung sind vier bis sechs Wochen Vorlauf komfortabel. Mehr über unsere Live-Formate auf der Seite Livestream Produktion für Unternehmen, zur Planung mit Publikum vor Ort und im Netz im Beitrag Hybride Veranstaltung planen.
Fragen zum Thema
Wie lange sollte ein Townhall-Meeting dauern?
45 bis 60 Minuten, davon mindestens ein Drittel für Fragen. Längere Formate verlieren vor allem die Zuschauer am Bildschirm.
Wie oft sollte ein Townhall stattfinden?
Viele Unternehmen machen es quartalsweise, dazu anlassbezogen bei wichtigen Entscheidungen. Regelmäßigkeit schafft Vertrauen, weil Informationen nicht nur in Krisen kommen.
Kann der Stream nur intern gezeigt werden?
Ja, über Passwort, Anmeldung oder Ihr Intranet. Wir legen uns nicht auf eine Plattform fest, sondern nutzen die, die zu Ihrer IT passt.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
Wir bringen eine zweite, vom Haus unabhängige Verbindung mit und schalten im Störungsfall um. Die Aufzeichnung läuft lokal weiter.
