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KI-Schulungspflicht 2026: Was Unternehmen jetzt wirklich tun müssen
Kurz gesagt: Ja, es gibt eine KI-Schulungspflicht, aber sie ist seit Juli 2026 milder. Artikel 4 der EU-KI-Verordnung verlangt von Unternehmen, die KI einsetzen, dass sie Maßnahmen ergreifen, die die KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten fördern. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht mehr garantieren.
Ein Zertifikat ist nicht vorgeschrieben. Sinnvoll ist eine Schulung, die zum tatsächlichen KI-Einsatz passt, und eine saubere Dokumentation dessen, was Sie getan haben.
Viele Artikel zur KI-Schulungspflicht stammen aus dem Jahr 2025 und beschreiben noch die alte Fassung. Dieser Ratgeber erklärt den aktuellen Stand, was er für Ihr Unternehmen konkret bedeutet und wie Sie mit überschaubarem Aufwand auf der sicheren Seite sind.
Was Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt
Die EU-KI-Verordnung (auch AI Act, KI-VO) regelt den Einsatz künstlicher Intelligenz in Europa. Die meisten Pflichten betreffen Hochrisiko-Systeme, etwa in der Personalauswahl oder Medizin. Artikel 4 ist anders: Er gilt für jedes Unternehmen, das KI-Systeme anbietet oder beruflich einsetzt, also auch für den Alltag mit ChatGPT, Microsoft Copilot oder Claude.
Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025. Er verpflichtet Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, sich um die KI-Kompetenz ihres Personals und der Personen zu kümmern, die in ihrem Auftrag mit KI arbeiten. KI-Kompetenz meint dabei nicht Programmierkenntnisse, sondern die Fähigkeit, KI sachkundig einzusetzen und ihre Chancen, Risiken und möglichen Schäden zu erkennen.
Was sich 2026 durch den Digital Omnibus geändert hat
Mit der Verordnung (EU) 2026/1744, dem sogenannten Digital Omnibus zur KI, hat die EU die KI-Verordnung vereinfacht. Artikel 4 wurde dabei deutlich entschärft:
| Bis 26. Juli 2026 | Seit 27. Juli 2026 | |
|---|---|---|
| Pflicht | Nach besten Kräften sicherstellen, dass das Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt | Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung der KI-Kompetenz des Personals fördern |
| Art der Pflicht | Ergebnisbezogen: ein Kompetenzniveau war sicherzustellen | Handlungsbezogen: Maßnahmen sind zu ergreifen, ein Niveau muss nicht garantiert werden |
| Wer ist verpflichtet | Anbieter und Betreiber von KI-Systemen | Weiterhin Anbieter und Betreiber von KI-Systemen |
Die wichtigsten Daten: Die Kommission hat den Omnibus am 19. November 2025 vorgeschlagen. Die Verordnung wurde am 8. Juli 2026 erlassen, am 24. Juli 2026 im Amtsblatt veröffentlicht und ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden verschoben, auf den 2. Dezember 2027 (Anhang III) beziehungsweise den 2. August 2028 (Anhang I).
Heißt das, man kann die Schulung jetzt weglassen? Nein. Die Pflicht besteht weiter, sie ist nur realistischer formuliert. Wer gar nichts tut, erfüllt sie nicht.
Wen die KI-Schulungspflicht betrifft
- Betreiber: jedes Unternehmen, jede Behörde und jeder Verein, die KI-Systeme in eigener Verantwortung beruflich nutzen. Das ist der Normalfall, sobald Beschäftigte mit ChatGPT, Copilot, Claude, DeepL oder KI-Funktionen in Fachsoftware arbeiten.
- Anbieter: Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder unter eigenem Namen anbieten.
- Betroffene Personen: nicht nur Festangestellte, sondern auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI arbeiten, etwa Freelancer, Leiharbeitskräfte oder Dienstleister.
- Nicht betroffen: die rein private Nutzung von KI außerhalb der beruflichen Tätigkeit.
Die Unternehmensgröße spielt keine Rolle. Auch ein Handwerksbetrieb mit fünf Beschäftigten, die KI für Angebote oder Social Media nutzen, ist Betreiber im Sinne der Verordnung. Was angemessen ist, hängt aber von Größe, Einsatz und Risiko ab.
Braucht es ein Zertifikat?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt weder ein Zertifikat noch eine bestimmte Schulungsform vor. Die Bundesnetzagentur stellt in ihrem Hinweispapier zu Artikel 4 klar, dass es keine Zertifizierungspflicht für Schulungen gibt. Mögliche Maßnahmen reichen von internen Schulungen über externe Workshops bis zu E-Learnings und Leitfäden.
Angebote, die mit einem „Pflichtzertifikat“ werben, sollten Sie deshalb kritisch sehen. Eine Teilnahmebescheinigung ist trotzdem nützlich: Sie belegt, wer wann was gelernt hat.
Drohen Bußgelder?
Für Verstöße gegen Artikel 4 sieht die KI-Verordnung nach verbreiteter Auffassung kein eigenes Bußgeld vor. Die hohen Bußgelder der Verordnung betreffen vor allem verbotene KI-Praktiken und Pflichten rund um Hochrisiko-Systeme.
Entspannt zurücklehnen sollte man sich trotzdem nicht. Fehlende Schulung kann eine Rolle spielen, wenn durch einen KI-Fehler ein Schaden entsteht, etwa bei falschen Angaben in Verträgen, Datenschutzverstößen oder Urheberrechtsverletzungen. Dann stellt sich die Frage, ob das Unternehmen seine Leute ausreichend vorbereitet hat. Wer Maßnahmen dokumentiert hat, steht deutlich besser da.
Die KI-Schulungspflicht in fünf Schritten umsetzen
- Schritt 1
KI-Einsatz erfassen
Welche KI-Werkzeuge werden im Unternehmen genutzt, offiziell und inoffiziell? Wer nutzt sie wofür? Eine einfache Liste reicht für den Anfang.
- Schritt 2
Regeln festlegen
Welche Werkzeuge sind erlaubt, welche Daten dürfen hinein, wer prüft Ergebnisse vor der Veröffentlichung? Eine kurze KI-Richtlinie schafft Klarheit und ist selbst schon eine Maßnahme.
- Schritt 3
Nach Rollen schulen
Die Geschäftsführung braucht einen Überblick über Chancen und Risiken, Anwenderinnen und Anwender brauchen Praxis mit ihren Werkzeugen, wer KI-Ergebnisse veröffentlicht, braucht Wissen zu Rechten und Qualität.
- Schritt 4
Dokumentieren
Festhalten, welche Maßnahme wann für wen stattgefunden hat und was die Inhalte waren. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
- Schritt 5
Regelmäßig auffrischen
KI-Werkzeuge ändern sich schnell. Eine kurze Auffrischung pro Jahr und eine Einweisung für neue Beschäftigte halten das Wissen aktuell.
Was Sie dokumentieren sollten
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Bewährt hat sich eine einfache Übersicht mit diesen Angaben:
- Welche KI-Systeme im Unternehmen eingesetzt werden und von wem
- Die geltenden Regeln, zum Beispiel eine KI-Richtlinie mit Datum
- Welche Schulungen stattgefunden haben: Datum, Dauer, Inhalte, Teilnehmende, Durchführende
- Teilnahmebescheinigungen oder Teilnehmerlisten
- Geplante Auffrischungen und die Einweisung neuer Beschäftigter
Schulung, die mehr kann als Pflicht erfüllen: Unsere Praxis-Workshops verbinden die Grundlagen zu Datenschutz, Rechten und Qualität mit echter Arbeit an einem Projekt aus Ihrem Haus. Ihr Team lernt, KI kreativ und verantwortungsvoll einzusetzen, und Sie erhalten dokumentierte Inhalte und Teilnahmebescheinigungen.
Fragen zur KI-Schulungspflicht
Gibt es 2026 noch eine KI-Schulungspflicht?
Ja. Artikel 4 der KI-Verordnung gilt weiter. Seit dem 27. Juli 2026 verlangt er, dass Unternehmen, die KI einsetzen, Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten ergreifen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau müssen sie nicht mehr garantieren.
Gilt die Pflicht auch, wenn wir nur ChatGPT oder Copilot nutzen?
Ja. Wer KI-Werkzeuge beruflich in eigener Verantwortung einsetzt, ist Betreiber im Sinne der KI-Verordnung. Das gilt auch für allgemeine Assistenten wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder Claude.
Reicht ein E-Learning aus?
Das kann reichen, wenn es zum tatsächlichen KI-Einsatz passt. Ein allgemeines E-Learning vermittelt Grundlagen, zeigt aber selten, wie Ihre Leute mit ihren Werkzeugen gute und sichere Ergebnisse erzielen. Viele Unternehmen kombinieren deshalb ein Grundlagen-E-Learning mit einem Praxis-Workshop.
Wie oft muss geschult werden?
Eine feste Frequenz schreibt die Verordnung nicht vor. Sinnvoll sind eine Einweisung für neue Beschäftigte, eine Auffrischung etwa einmal im Jahr und zusätzliche Schulungen, wenn neue KI-Werkzeuge eingeführt werden.
Müssen auch Freelancer geschult werden?
Artikel 4 erfasst auch Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten. Bei Freelancern und Dienstleistern genügt es oft, vertraglich festzuhalten, welche Regeln gelten und dass sie über die nötige Kompetenz verfügen.
Wer kontrolliert die Einhaltung?
Zuständig sind die nationalen Marktüberwachungsbehörden. In Deutschland hat sich die Bundesnetzagentur mit einem eigenen Hinweispapier zu Artikel 4 positioniert. Praktisch relevant wird das Thema vor allem dann, wenn durch einen KI-Fehler ein Schaden entsteht.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), EUR-Lex
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital Omnibus zur KI), EUR-Lex
- Bundesnetzagentur: KI-Kompetenz und Hinweispapier zu Artikel 4
Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick nach dem Stand September 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Creative Cinema ist keine Kanzlei. Für die Bewertung Ihres konkreten Falls wenden Sie sich bitte an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
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